0755-23949013
深圳地方标准

1 范围
本文件规定了知识产权托管服务的总则、托管机构与人员,托管方法与内容,实施流程与服务管控。
本文件适用于以机构为服务提供方的知识产权托管服务,不适用于政府主体方实施的相关服务。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 21374-2008   知识产权文献与信息 基本词汇
GB 24421.1  服务业组织标准化工作指南  第1部分:基本要求
GB/T 29490—2013   企业知识产权管理规范
3 术语和定义
GB/T 21374-2008界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 
知识产权
在科学技术、文学艺术等领域中,发明者、创造者等对自己的创造性劳动成果依法享有的专有权,其范围包括专利、商标、著作权及相关权、集成电路布图设计、地理标志、植物新品种、商业秘密、传统知识、遗传资源以及民间文艺等。
[GB/T 21374-2008,术语和定义3.1.1]
3.2 
知识产权托管
客户根据自身需求委托服务机构代为管理其知识产权事务的一种管理模式。
3.3 
托管机构
接受客户委托为客户提供知识产权托管服务的机构。
4 总则
4.1 知识产权托管服务的相对双方应以平等自愿、诚实信用为基本原则,严格保守商业秘密。
4.2 知识产权托管服务应聚集企业分散的知识产权需求、优化资源配置、实现预期效益,协助企业提升自身的知识产权创造、运用、保护和管理能力。
4.3 实行项目负责人责任制,由服务机构指派。
5 托管机构与人员
5.1 托管机构
5.1.1 应依法注册或成立,具有合法经营资质,有固定的办公场所和一定数量的工作人员,能独立承担法律责任。
5.1.2 应具有知识产权托管服务制度、服务程序,确保服务质量。
5.1.3 应具有开展托管项目所需的各类软硬件资源。
5.1.4 应及时响应客户对不同领域专业服务人员的需求。
5.1.5 应具备提供知识产权检索、分析、预警、规划、研究等专业服务的能力,业务宜涵盖知识产权的代理服务、法律服务、信息服务、培训服务、商用化服务、咨询服务等领域。
5.1.6 宜积极立足信息化、网络化条件下的知识产权托管服务需求,创新工作方法,搭建知识产权托管服务系统或平台,持续提高知识产权托管服务能力。
5.2 服务人员
5.2.1 应具备提供指定知识产权托管服务项目所需的知识产权理论和实务经验。
5.2.2 应具有专业化的知识产权托管服务团队,确保与托管客户建立并保持及时、通畅的沟通渠道,提供快速、精准的服务响应。
5.2.3 项目负责人应具有法律、技术、经济等知识,有3年以上知识产权管理经验,具有较强的策划、沟通、组织协调能力。
5.2.4 应遵守国家法律法规和所在机构的规章制度,严格遵守保密要求,未经许可不得披露服务有关信息。
6 托管方法与内容
6.1 要求
6.1.1 知识产权托管服务的内容与方法根据客户需求制定,遵循针对性兼顾灵活性的原则。
6.1.2 知识产权托管服务服务内容可包括企业知识产权创造、运用、管理和保护涉及的部分或者所有内容,本标准6.3所列的内容作为知识产权托管服务的可选内容。
6.1.3 企业依据GB/T 29490—2013 第5.4.2委托外部机构的,服务内容根据GB/T 29490—2013相应条款确定。
6.2 托管方法
6.2.1 托管机构可向客户推荐符合其实际情况的知识产权托管模式供客户选择,包括:
a)完全托管:对知识产权获取、维护、运用、保护以及其他事项全部委托服务机构代为管理。
b)专项托管:将知识产权工作中的一项或几项、特定项中的一部分委托给服务机构进行管理。
6.2.2 托管机构在客户选定的托管模式基础上,可通过以下的形式开展服务:
a)会晤,按客户需求与客户以会晤的方式开展知识产权托管服务工作;
b)派驻,以派驻服务人员的形式到客户处直接开展知识产权托管服务工作;
c)其他,以电话、网络或其他新技术模式提供远程、快捷、及时的托管服务。
6.3 托管内容
6.3.1 知识产权咨询
服务机构承担客户的知识产权咨询事务,包括但不限于:
a)知识产权信息情报咨询;
b)知识产权创造、运用、管理和保护咨询。
6.3.2 知识产权战略
服务机构承担客户的知识产权战略规划制定事务,包括但不限于:
a)总体调研,进行内外部环境分析;
b)知识产权现状分析;
c)知识产权目标与主要内容设定;
d)专利、品牌战略研制与规划;
e)指导组织实施。
6.3.3 知识产权制度
服务机构承担客户的知识产权制度建设事务,包括但不限于:
a)人员管理制度建设;
b)财务管理制度建设;
c)设施管理制度建设;
d)流程管理制度建设。
6.3.4 知识产权培训
服务机构承担客户知识产权培训所涉及的事务,包括但不限于:
a)企业知识产权培训需求、培训计划的制定;
b)组织针对企业全体员工按业务领域和岗位要求进行的知识产权培训;
c)组织针对企业中高层管理人员进行的知识产权培训;
d)组织对企业研究开发等与知识产权关系密切的岗位人员进行的知识产权培训。
6.3.5 知识产权获取
服务机构承担客户知识产权获取所涉及的事务,包括但不限于:
a)根据分析设定知识产权获取目标并分解;
b)开展专利挖掘、专利申请、商标注册、著作权登记以及维护,流程管理等事项;
c)进行地域布局;
d)进行技术领域布局;
e)获取技术情报。
6.3.6 知识产权维护
服务机构承担客户知识产权维护所涉及的事务,包括但不限于:
a)建立知识产权分类管理档案,进行日常维护:知识产权期限管理,文档管理等;
b)知识产权评估:价值评估,风险评估与应对等;
c)知识产权权属变更或放弃。
6.3.7 知识产权运营
服务机构承担客户知识产权运营所涉及的事务,包括但不限于:
a)开展知识产权运用准备工作,包括资产盘点和整合、运用效益分析、运用相关方选择、尽职调查、资产评估与投资、方案设计等。
b)实施运用知识产权工作,包括知识产权的实施、知识产权的许可转让、知识产权投融资、知识产权联盟与标准化等。
6.3.8 知识产权保护
服务机构承担客户的知识产权保护事务,包括但不限于:
a)侵犯他人知识产权的分析、风险评估、纠纷应对;
b)知识产权遭遇侵权的分析、权利维护与侵权索赔;
c)知识产权海关备案、商标异议、专利复审和无效宣告;
d)展会知识产权保护;
e)代为实施知识产权保护相关民事、行政和刑事措施:谈判、仲裁、诉讼。
7 实施流程与服务管控
7.1 实施流程
7.1.1 服务洽谈
应与客户进行沟通洽谈,确认服务需求,包括:
a)沟通前应明确参加人员并进行相关材料准备;
b)沟通时向客户介绍知识产权托管服务;
c)注意倾听客户陈述,解答客户问题、充分了解客户需求,做好记录。
7.1.2 研究分析
对受托企业进行分析研究,包括:
a)了解企业的基本状况,如经营策略、经营规模、技术水平、研发投入和市场环境等;
b)了解知识产权创造、管理、运用和保护状况,如企业商标与专利的申请和授权、版权登记等;
c)确立开展知识产权工作的策略和方法;
d)提出在知识产权获取、运用、维护、保护和管理上的工作目标;
e)明确知识产权工作所要解决的主要问题;
f)找出达到目标的途径和办法。
7.1.3 制定方案
在沟通洽谈和分析研究的基础上,制定托管服务方案,包括:
a)具体的托管工作内容和工作步骤;
b)设定服务工作目标、进度安排和费用预算等;
c)托管服务模式及服务团队。
7.1.4 签订协议
根据已达成的意向,签订知识产权托管服务协议,包括:
a)明确托管的方式、内容,服务机构的托管权限;
b)约定知识产权权属以及商业秘密保护等条款;
c)构建合理的评价指标进行托管服务的评价工作等。
7.1.5 制定计划
根据托管服务协议制定托管服务计划,包括:
a)托管的具体项目清单;
b)项目推行进度和方案;
c)推进时间节点和达成指标;
d)服务质量控制与评价方式等。
7.1.6  开展服务
应按照托管服务方案和计划实施托管服务工作,包括:
a)确定服务项目负责人、组建项目团队;
b)明确职责分工:根据托管服务计划合理分解工作,组织实施,协调、控制工作进度,各阶段成果质量进行有效监督,保证服务质量;
c)深入调查诊断:包括客户经营范围、行业基本情况、是否具有知识产权战略以及战略是否和客户现状吻合;知识产权现状管理及制度文件设计;员工知识产权意识和相关培训开展情况,形成诊断报告;
d)方案沟通和修正:根据诊断报告起草托管服务具体实施内容,包括制度文件设计、提升方案等内容,方案应具有实际操作性,及时与客户沟通、交换意见,修正方案;
e)过程记录:托管服务应及时记录实施过程和遇到的问题,并局部调整实施方案;所有记录应真实可信;
f)资料归档:归档资料应包括服务诊断报告;服务日志;服务资料;服务采用的工具及技术方法;
g)其它。
7.2 服务管控
7.2.1 质量跟踪
应跟踪托管工作状况:
a)注重与企业相关部门与人员的联动,定期向入托企业领导提出阶段性策略建议和长期性战略建议;
b)保持工作方案的稳定性,各环节须在方案框架内开展工作,不轻易更改总体格局;
c)及时反馈实施情况,对实施情况进行评估研究,将经验教训反馈到下一步的实施中;
d)在方案所依据的基础条件发生重大变化时,对方案工作内容和工作方式及时作出调整。
7.2.2 效果评估
知识产权托管服务效果可根据托管内容,对所与该内容其存在互动关系的要素进行概要评估,包括:
a)知识产权创造能力提升情况;
b)知识产权实施、许可、转让收益情况;
c)知识产权管理效率情况;
d)知识产权保护成效情况。
7.2.3 持续分析改进
应对服务团队的服务能力和服务质量进行监督检查,持续改善其服务技能,及时处理客户反馈,改善服务品质,提高客户满意度。包括:
a)重要项目及节点自我检查,发现问题立即纠正并调整服务方案;
b)定期征求客户意见和建议,对服务经验或问题及时汇总解决;
c)注重促进客户满意度、管理优化及服务水平提升。